Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Nowy, elektroniczny system do wystawiania i odbierania faktur dotyczy każdej organizacji pozarządowej, ponieważ prędzej czy później każda stanie się odbiorcą faktury wystawionej w systemie KSeF.
Nawet jeśli organizacja rzadko wystawia faktury lub nie robi tego wcale, od 1 lutego 2026 r. powinna być gotowa na odbiór e-faktur od swoich dostawców przez KSeF.
Od momentu wejścia obowiązku dla danego dostawcy (np. dla firmy, od której NGO kupuje materiały biurowe, usługę druku), fakturę zakupu (kosztową) uważa się za otrzymaną w dniu nadania jej numeru w KSeF. W KSeF nie jest wymagana akceptacja faktur przez odbiorcę.
Część osób myśli, że jeśli nie założy konta w KSeF, to nie będzie mieć problemu z przesyłaniem faktur przez ten system – nic bardziej mylnego! Konta KSeF są założone dla wszystkich posiadaczy numeru NIP, więc trzeba uzyskać do nich dostęp. Każda organizacja musi nauczyć się odbierać faktury z KSeF. Jeśli tego nie zrobi, w pewnym momencie w praktyce całkowicie straci “kontakt” z fakturami, które wystawione są za towary i usługi, z których korzysta.
- Trzeba zacząć od złożenia do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego druku ZAW-FA, skrót ten możemy rozszyfrować jako Zawiadomienie-Faktura. Dzięki temu drukowi podmiot prawny (np. stowarzyszenie, fundacja) nadaje osobie fizycznej (posiadającej niezbędne narzędzia do uwierzytelniania tj. Profil Zaufany, e-podpis) uprawnienia do korzystania z KSeF.
- Część C przeznaczona jest do wskazania komu nadajemy uprawnienia. Może to być np. jedna z osób z zarządu albo księgowy/księgowa. Za pomocą formularza ZAW-FA zgłaszamy tylko jedną osobę – to ona dostanie pierwsze uprawnienia i jeśli zajdzie taka potrzeba, będzie mogła już samodzielnie (bez konieczności wysyłania kolejnego druku ZAW-FA) nadawać uprawnienia kolejnym osobom.
- Część D dotyczy osób reprezentujących podmiot, tu należy wpisać osoby zgodnie ze sposobem reprezentacji określonym np. w statucie.
Dotychczasowy sposób otrzymywania faktur (np. mailem w PDF) od kontrahentów objętych KSeF przestanie być prawnie uznawanym sposobem dostarczenia faktury.
Zawiadomienie ZAW-FA, czyli formularz służący do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF można złożyć w formie papierowej, zwłaszcza, gdy organizacja nie ma możliwości autoryzacji elektronicznej (np. podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym), a chce nadać dostęp do KSeF sobie lub innym osobom – np. księgowemu, pracownikowi, członkowi zarządu czy biuru rachunkowemu.
Fundacje, stowarzyszenia, koła gospodyń wiejskich i ochotnicze straże pożarne będą musiały stosować KSeF, jeśli prowadzą działalność gospodarczą lub odpłatną działalność statutową i wystawiają faktury/rachunki. Należy pamiętać, że w organizacji pozarządowej sprzedażą jest też pobieranie opłat od beneficjentów – w takich przypadkach organizacja może mieć obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
NGO będą musiały upewnić się, że używane przez nie programy do fakturowania lub księgowości będą zintegrowane z KSeF lub zacząć korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Są to Aplikacja Podatnika KSeF, dostępna w wersji online i Aplikację Mobilną KSeF.
Webinar dostępny online: https://youtu.be/g4Kp1tB8Feo?si=ILDimhdTPMfokMS6
Spotkanie na żywo 22 stycznia 2026 r. o godz. 14 będzie transmitowanie na stronach:
https://www.youtube.com/@portalngopl
oraz